Procès-verbal d'assemblée générale avec l'IA : un projet fidèle, pas un faux

PV ou compte rendu : pas le même document, pas les mêmes risques

Un compte rendu sert à informer : on peut le raccourcir, le reformuler, en faire une version courte. Un procès-verbal sert à prouver. Il constate qui était là, ce qui a été soumis au vote et ce qui a été décidé ; il est signé, puis rangé dans un registre. Des associés, un banquier, un greffe ou un juge peuvent le lire des années plus tard.

Pour l'IA, la conséquence est simple. Dans un compte rendu, une phrase mal tournée est un défaut. Dans un PV, un vote ajouté, un quorum supposé ou une résolution reformulée est un écrit faux, signé par une personne qui l'engage. L'outil n'a donc qu'un rôle : mettre en forme ce que vous lui donnez et vous montrer ce qui manque. La méthode générale du compte rendu est sur la page compte rendu de réunion avec l'IA ; ici, on ne parle que du PV.

Ce que les textes exigent dans le PV, selon la forme

Avant d'écrire la moindre consigne, il faut savoir quelle liste de mentions suivre. Elle dépend de la forme de la structure :

SARL : l'article R223-24 du Code de commerce

Pour la SARL, la liste est écrite dans le Code de commerce, article R223-24. Le procès-verbal indique :

• la date et le lieu de la réunion ;
• les nom, prénoms et qualité du président ;
• les nom et prénoms des associés présents, réputés présents (visioconférence) ou représentés, avec le nombre de parts sociales de chacun ;
• les documents et rapports soumis à l'assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes ;
• le cas échéant, l'incident technique de visioconférence qui a perturbé l'assemblée.
• En cas de consultation écrite, le PV le mentionne et la réponse de chaque associé y est annexée. Les PV sont établis et signés par les gérants et, le cas échéant, par le président de séance.

SAS : d'abord les statuts

En SAS, l'article L227-9 du Code de commerce (version en vigueur depuis le 1er octobre 2025) laisse aux statuts le soin de fixer les décisions prises collectivement et leurs formes. Ce sont donc vos statuts qui donnent la liste à suivre. La fiche « Prise de décisions dans une SAS » d'entreprendre.service-public.gouv.fr indique qu'après une assemblée, le PV contient notamment la date et le lieu, le mode de convocation, l'ordre du jour, l'identité du président, les associés présents ou représentés et leur nombre d'actions, les documents soumis, un résumé des débats, le texte des résolutions et le résultat des votes, et qu'il est inscrit au registre des procès-verbaux ; il peut être tenu sous forme électronique si les statuts le permettent.

En SASU, le même article L227-9 prévoit que les décisions de l'associé unique sont répertoriées dans un registre. Il n'y a pas d'assemblée ni de débat à résumer : l'IA aide surtout à mettre en forme la décision, jamais à la dater ou à la signer à la place de l'associé.

Association loi 1901 : vos statuts et votre règlement intérieur

Selon service-public.gouv.fr, les statuts fixent librement la composition et les attributions de l'assemblée générale ; les statuts ou le règlement intérieur prévoient la convocation, le vote et le quorum. La liste des mentions du PV se lit donc dans vos propres textes : qui préside, qui tient le secrétariat, qui signe.

Autre point souvent mal compris : il n'y a en principe pas de déclaration en préfecture après chaque AG. Seuls certains changements se déclarent, dans les trois mois : nom, objet, siège, dirigeants, statuts, notamment (fiche service-public).

Les assemblées de copropriété obéissent à des règles propres qui ne sont pas traitées ici.

Ce que l'IA ne doit jamais faire dans un PV

Ces six dérives sont celles que les consignes plus bas interdisent, et celles que votre relecture doit chercher en premier :

• Inventer un vote. Un modèle de langage complète volontiers « adoptée à l'unanimité » parce que c'est la formule la plus fréquente. Si vos notes ne donnent pas le résultat, le projet doit afficher un trou visible, pas une formule.
• Supposer un quorum ou une majorité. « Le quorum étant atteint, l'assemblée peut valablement délibérer » est une phrase type. Elle n'a sa place que si le décompte a été fait et noté.
• Reformuler une résolution. Le texte voté est celui de la convocation ou celui lu en séance. Une reformulation « plus claire » change ce qui a été décidé.
• Créer des présents. La liste vient de la feuille de présence et des pouvoirs, avec le nombre de parts ou d'actions de chacun quand le texte l'exige.
• Signer ou dater à la place de quelqu'un. L'outil laisse les zones de signature vides. Une signature, même « pour ordre », se donne par la personne elle-même.
• Dire que le PV est valable. L'IA peut vérifier qu'une mention de votre liste est présente ; elle ne peut pas dire si l'assemblée a été régulièrement convoquée ou si une décision est valide. Pour cela, c'est le conseil de la structure (expert-comptable, avocat, fédération) qu'on interroge.

La méthode : de vos notes au PV signé

Avant la séance : préparer ce que l'IA recevra

Gardez sous la main la convocation avec le texte exact des résolutions, la feuille de présence et les pouvoirs. Pendant la séance, notez pour chaque résolution les trois chiffres du vote (pour, contre, abstentions) au moment où le président les annonce, et l'heure de clôture. Ce sont précisément les éléments que l'IA ne peut pas deviner.

Juste après : le projet, puis le contrôle

Lancez la consigne PV-1 avec les trois documents, puis PV-3 si les débats ont été longs et PV-4 si une résolution a été amendée. Passez ensuite le projet au crible avec PV-2 (mentions) et PV-5 (anti-invention). Chaque trou « [À COMPLÉTER] » ou « [À VÉRIFIER] » se comble avec un document ou avec le président de séance, jamais de mémoire approximative.

La relecture humaine, obligatoire

Le projet va ensuite aux personnes qui signent : en SARL, les gérants et le cas échéant le président de séance ; en SAS et en association, celles que désignent les statuts. Elles relisent la totalité du texte, pas seulement le résumé, et signent elles-mêmes. Le PV signé est rangé au registre selon les règles de la structure ; les extraits demandés par une banque ou un organisme se font à partir de cette version signée (PV-6).

Modèle de PV structuré (exemple fictif)

Exemple fictif d'association, pour montrer la structure et la place des trous à combler. Les noms, chiffres et décisions sont inventés pour l'illustration et ne doivent pas être recopiés tels quels. Les éléments entre crochets sont ceux que l'IA a laissés vides faute d'information :

• En-tête : Association « Les Jardins du Coteau » (association loi 1901), siège : [adresse]. Projet établi avec l'aide d'un outil d'IA, à relire et compléter par les signataires.
• Séance : assemblée générale ordinaire du samedi 14 mars, 10 h, salle municipale de [commune]. Présidente de séance : la présidente de l'association. Secrétaire de séance : le secrétaire.
• Présents et représentés : 31 membres présents et 6 représentés, soit 37 sur 52 membres à jour de cotisation, d'après la feuille de présence annexée. Quorum prévu par l'article [n°] des statuts : [à compléter].
• Ordre du jour : rapport moral ; rapport financier et approbation des comptes ; montant de la cotisation ; questions diverses.
• Documents soumis : rapport moral, comptes de l'exercice, budget prévisionnel.
• Résumé des débats : la trésorière a présenté les comptes. Un membre a demandé le détail des frais d'arrosage ; la trésorière a indiqué qu'il serait joint au prochain bulletin. La hausse de la cotisation a été discutée ; deux membres ont proposé un tarif réduit pour les étudiants, sans qu'une résolution soit déposée.
• Résolution n° 1 — approbation des comptes : « [texte de la convocation, recopié mot pour mot] ». Vote : 35 pour, 0 contre, 2 abstentions. Adoptée.
• Résolution n° 2 — cotisation annuelle : « [texte de la convocation] ». Vote : [VOTE À COMPLÉTER : absent des notes].
• Clôture : [heure à compléter]. Signatures : la présidente [vide], le secrétaire [vide].

Pourquoi ce modèle laisse des trous

Dans l'exemple, le vote de la résolution 2 et le quorum manquent. Un outil sans consigne les aurait sans doute remplis par « adoptée à l'unanimité » et « le quorum étant atteint ». Le projet aurait eu l'air plus fini ; il aurait surtout été faux. Avec les consignes PV-1 et PV-5, le manque saute aux yeux et c'est le secrétaire qui le comble, avec la feuille de vote.

Autre détail : la proposition d'un tarif étudiant figure dans le résumé des débats, mais pas comme une décision, car aucune résolution n'a été votée. C'est la frontière que l'IA franchit le plus souvent, et la raison pour laquelle le texte des résolutions doit toujours venir de la convocation, pas du résumé.

Confidentialité : ce qu'un PV contient

Un PV d'AG contient l'identité des associés ou membres, leurs parts, parfois la rémunération d'un gérant ou un litige. Collez-le seulement dans l'outil d'IA validé par votre structure, ou remplacez d'abord les noms par des repères. Le détail des règles est sur la page ChatGPT et données confidentielles. Pour préparer la convocation elle-même, voir aussi l'ordre du jour de réunion avec l'IA.

Aller plus loin avec le kit

Les six consignes ci-dessous suffisent pour un PV. Le Kit IA de l'assistante (29 € TTC, paiement unique) en rassemble 120 autres pour tout le métier, dont 15 sur les comptes rendus et les procès-verbaux de réunion, avec une variante pour Copilot, ChatGPT, Claude et Gemini et 15 modèles Word. Il ne remplace ni vos statuts ni le conseil de votre structure. Il se commande ici.

Consignes à copier

Six consignes pour préparer et contrôler un procès-verbal d'assemblée générale avec l'IA, en plus des 120 du kit. Remplacez les repères entre crochets et gardez les règles « ne rien ajouter » : ce sont elles qui protègent le PV. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Prépare un PROJET de procès-verbal d'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de [forme : SARL / SAS / association], à partir de trois documents que je colle ci-dessous : mes notes de séance, la feuille de présence, la convocation avec le texte des résolutions.
Plan imposé, dans cet ordre : en-tête (dénomination, forme, siège) ; date, heure et lieu ; président de séance et secrétaire ; présents et représentés tels qu'ils figurent sur la feuille de présence ; ordre du jour ; documents soumis à l'assemblée ; résumé des débats point par point ; texte de chaque résolution puis résultat du vote ; heure de clôture ; emplacement des signatures.
Règles : recopie le texte des résolutions mot pour mot depuis la convocation. Recopie les votes (pour, contre, abstentions) uniquement s'ils sont dans mes notes ; sinon écris [VOTE À COMPLÉTER]. N'écris jamais « à l'unanimité » ni « le quorum est atteint » si ce n'est pas écrit dans mes notes. Laisse les signatures vides.
Ajoute en tête : « Projet établi avec l'aide d'un outil d'IA, à relire et compléter par les signataires ».

Voici une liste de mentions que doit contenir notre procès-verbal. Je l'ai recopiée depuis [l'article R223-24 du Code de commerce / l'article de nos statuts sur les assemblées] :
[Liste des mentions]
Voici le projet de PV :
[Projet]
Pour chaque mention de la liste, réponds dans un tableau à trois colonnes : mention | présente ou absente | phrase du projet qui la contient.
N'ajoute aucune mention qui n'est pas dans ma liste et ne dis pas si le PV est « valable » ou « conforme » : signale seulement ce qui manque.

À partir de mes notes ci-dessous, rédige le résumé des débats pour chaque point de l'ordre du jour : [Ordre du jour].
Pour chaque point : 3 à 6 phrases au passé, au style indirect, sans adjectif de jugement (« vif », « houleux », « constructif »).
Attribue une intervention à une personne seulement si mes notes indiquent qui a parlé ; sinon écris « un associé » ou « un membre ».
Si une question est restée sans réponse dans mes notes, écris-le tel quel.
Ne résume pas ce qui a été dit après la clôture de la séance.

Voici le texte des résolutions tel qu'il figurait dans la convocation, puis mes notes sur les amendements et les votes.
Pour chaque résolution, donne :
- son numéro et son titre ;
- son texte final : celui de la convocation, ou la version amendée SEULEMENT si mes notes donnent le nouveau texte ;
- le résultat du vote dans la forme de mes notes (nombre de voix, de parts ou d'actions pour, contre, abstentions) ;
- la mention « adoptée » ou « rejetée » seulement si mes notes l'indiquent.
Si un chiffre manque ou si les totaux ne correspondent pas aux présents et représentés, écris [À VÉRIFIER] et explique l'écart en une ligne, sans corriger les chiffres.

Compare le projet de PV et mes notes, que je colle à la suite.
Liste dans un tableau chaque chiffre, nom, date, heure, majorité, quorum, vote et décision du projet, avec la phrase exacte de mes notes qui le justifie.
Ajoute une colonne « source trouvée : oui / non ».
Termine par la liste de tout ce qui figure dans le projet sans source dans les notes. Ne propose aucune correction : je déciderai.

À partir du procès-verbal SIGNÉ que je colle ci-dessous, prépare un extrait limité à la résolution n° [numéro].
Recopie mot pour mot : l'en-tête (dénomination, forme, siège), la date et le lieu de l'assemblée, le texte de cette résolution et le résultat de son vote.
Ne reformule rien, ne résume rien, n'ajoute aucune autre décision.
Termine par une zone vide « Certifié conforme, [Nom et qualité du signataire], date, signature » que je ferai remplir par la personne habilitée.

Questions fréquentes

Sources

• Code de commerce, article R223-24 (procès-verbal des assemblées de SARL), Légifrance (consulté le 06/10/2026)
• Code de commerce, article L227-9 (décisions collectives en SAS, version en vigueur depuis le 01/10/2025), Légifrance (consulté le 06/10/2026)
• Prise de décisions dans une SAS, entreprendre.service-public.gouv.fr (consulté le 06/10/2026)
• Organes dirigeants d'une association, service-public.gouv.fr, vérifié le 14/08/2026 (consulté le 06/10/2026)
• Une association doit-elle faire une déclaration après chaque assemblée générale ?, service-public.gouv.fr (consulté le 06/10/2026)

À lire aussi

• Le Kit IA de l'assistante : contenu et prix
• Compte rendu de réunion avec l'IA : la méthode pas à pas
• Ordre du jour de réunion : 3 modèles et 5 consignes pour l'IA
• ChatGPT et données confidentielles : ce qu'on peut y coller
• Courrier administratif avec l'IA : rédiger juste et dans les formes
• Commander le kit