Organiser l'agenda et les déplacements du dirigeant avec l'IA

Ce que l'IA peut faire, et ce qu'elle ne fait pas

Un assistant conversationnel ne consulte pas les horaires réels des trains, ne connaît pas les disponibilités de vos interlocuteurs et n'a pas accès à votre agenda, sauf s'il est intégré à vos outils par l'employeur. Il ne réserve ni billet, ni hôtel, ni salle. Ce qu'il fait bien : organiser ce que vous lui donnez, proposer une structure, penser aux oublis classiques et rédiger les messages qui accompagnent l'organisation.

La bonne répartition est donc simple : vous cherchez les données (horaires, disponibilités, tarifs), l'IA met en ordre, vous vérifiez et vous réservez.

Préparer un déplacement professionnel complet

Pour un aller-retour dans la journée, la consigne du kit demande à l'IA quatre choses : le choix des trains qui laisse une marge suffisante avant et après le rendez-vous, le déroulé heure par heure, la check-list des billets, pièces et documents à emporter, et un plan B si le train aller est en retard. Vous fournissez l'horaire du rendez-vous, le quartier plutôt que l'adresse exacte, les contraintes du dirigeant et les trains que vous avez relevés ; l'IA ne doit donner aucun horaire ni prix que vous ne lui avez pas fourni, sauf en le marquant « estimé ».

Pour un déplacement à l'étranger, une autre consigne ajoute les points propres au voyage : formalités à vérifier auprès des sources publiques, décalage horaire, moyens de paiement, assurance, contacts sur place. L'IA dresse la liste de ce qu'il faut vérifier ; elle ne remplace pas la vérification des formalités sur les sites publics.

Comparer train, avion et voiture

Donnez les horaires et les prix relevés pour chaque option, avec les contraintes (arrivée avant 9 h, retour le soir même, budget, politique voyage de l'entreprise). L'IA présente un tableau comparatif : durée porte à porte, coût, possibilité de travailler pendant le trajet, risque en cas de retard. La décision reste celle du dirigeant.

Préparer un ordre du jour clair

Un bon ordre du jour indique pour chaque point son objectif (informer, échanger, décider), sa durée, la personne qui le présente et les documents à lire avant. L'IA construit vite cette trame à partir d'une liste de sujets en vrac, en signalant ce qui ne tient pas dans la durée prévue.

Pour un séminaire d'une journée, la consigne du kit gère aussi les pauses, le déjeuner, les temps d'atelier et la conclusion. Pour une réunion récurrente, une autre consigne crée une trame réutilisable. Le kit fournit en plus des modèles .docx d'ordre du jour et de convocation.

Arbitrer les conflits d'agenda entre plusieurs dirigeants

Quand vous gérez l'agenda de plusieurs dirigeants, deux demandes tombent régulièrement sur le même créneau. La consigne du kit vous fait d'abord écrire les règles de priorité de la direction (client avant interne, instances de gouvernance non déplaçables, réunions d'équipe déplaçables), puis lui donne les conflits de la semaine avec des repères D1, D2, D3 à la place des noms.

Pour chaque conflit, l'IA propose une solution (déplacer, déléguer, raccourcir, passer en visioconférence), indique qui doit être prévenu et rédige le message correspondant. Les propositions qui sortent des règles sont signalées. C'est une aide à la décision : l'arbitrage final, et la diplomatie, restent les vôtres.

Trouver un créneau commun et organiser la semaine

Pour trouver un créneau commun à six personnes, l'IA ne peut rien sans les disponibilités : collectez-les (par un outil de sondage interne ou l'agenda partagé), puis donnez-les sous forme de liste anonymisée. Elle repère les créneaux où tout le monde est libre, ou à défaut les trois meilleurs avec les absents de chacun, et rédige l'invitation avec l'ordre du jour.

Le kit contient aussi des consignes pour organiser la semaine du dirigeant en blocs, préparer le point hebdomadaire d'agenda, rédiger le rappel de la veille, gérer un imprévu de transport le jour même et récapituler les frais après un déplacement.

Données à protéger dans l'agenda

Un agenda dit beaucoup de choses : qui le dirigeant rencontre, où il dort, quand son domicile est vide, quels rendez-vous médicaux il a. Dans un outil grand public, n'utilisez que des rôles et des villes, jamais d'adresse précise, de numéro de réservation ou de motif personnel. Voir la page utiliser l'IA au bureau sans risque.

Trois consignes d'agenda et de déplacement

Ces consignes viennent du kit ; la première fait partie des 10 consignes gratuites. Pour organiser un séminaire ou un événement complet, le kit contient aussi 15 consignes d'événements. Voir également l'IA pour assistante de direction et compte rendu de réunion avec l'IA.

Consignes à copier

Extraites du kit, telles qu'elles y figurent. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Prépare le déroulé d'un déplacement aller-retour dans la journée.
Départ de : [Ville et gare de départ]. Destination : [Ville]. Rendez-vous : [Heure de début] à [Heure de fin] à [Adresse ou quartier du rendez-vous].
Options de train que j'ai trouvées : [Liste des trains aller et retour avec horaires].
Contraintes : [Par ex. pas de départ avant 7 h, retour avant 20 h, travail possible dans le train].
Donne :
1. Le choix de trains qui laisse au moins [Marge] de marge avant le rendez-vous et après, avec la raison.
2. Le déroulé heure par heure, trajets en ville compris (estimés, à vérifier).
3. La check-list : billets, pièces d'identité, documents du rendez-vous, chargeurs, contacts sur place [Rôle].
4. Le plan B si le train aller a plus de 30 minutes de retard.
Ne donne aucun horaire ou prix que je ne t'ai pas fourni, sauf en le marquant « estimé ».

Rédige l'ordre du jour d'une réunion de [Durée] le [Date] à [Heure], pour [Équipe ou instance].
Points à traiter, envoyés par les participants : [Liste des points, avec qui les porte].
Règles :
- classe les points par type : pour décision, pour discussion, pour partage ;
- mets les points pour décision en premier ;
- donne à chaque point un porteur (rôle), une durée et le résultat attendu (« décider X », « recueillir les avis sur Y ») ;
- garde 5 minutes pour « tour de table et suites » ;
- si tout ne tient pas, propose les points à reporter, avec la raison.
Termine par les documents à lire avant la réunion : [Documents].

Je gère l'agenda de [Nombre] dirigeants (D1, D2, D3). Voici les conflits de la semaine du [Date] :
[Pour chaque conflit : créneau, demande 1 (qui, type, priorité annoncée, déplaçable ou non), demande 2 (idem)]
Règles de priorité de la direction : [Par ex. client avant interne, instances de gouvernance non déplaçables, réunions d'équipe déplaçables].
Pour chaque conflit :
1. Propose une solution (déplacer, déléguer, raccourcir, faire en visioconférence) en appliquant les règles.
2. Indique qui doit être prévenu et propose un message de 40 mots au plus.
3. Signale si la règle ne suffit pas et qu'un dirigeant doit trancher.
Ne décide jamais à la place d'un dirigeant quand deux de ses rendez-vous non déplaçables se chevauchent.

Questions fréquentes

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