L'IA pour assistante de direction : ce qu'elle fait bien, ce qu'elle fait mal

Ce que fait réellement une IA au bureau

Les outils dont on parle, Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude ou Gemini, sont des assistants conversationnels : vous écrivez une demande en français, ils répondent par un texte. Ils sont très bons pour mettre en forme, reformuler, résumer, classer et proposer une structure. Ils sont mauvais pour savoir ce qui s'est vraiment passé dans votre entreprise, pour vérifier un chiffre ou pour connaître les habitudes de votre dirigeant, tant que vous ne les leur avez pas décrites.

La bonne image est celle d'une collègue intérimaire très rapide, qui écrit bien, mais qui arrive ce matin et ne connaît personne. Si vous lui dites « fais-moi le compte rendu », elle inventera ce qui lui manque. Si vous lui donnez vos notes, la liste des participants par rôle, la structure attendue et la règle « n'ajoute rien », elle vous rendra un document propre que vous n'aurez plus qu'à relire.

C'est exactement ce que contient une consigne (on dit aussi « prompt ») : le rôle à tenir, les données de départ, le résultat attendu et les règles à respecter. Le Kit IA de l'assistante en propose 120, rangées par tâche d'assistante plutôt que par logiciel.

Les tâches où l'IA aide vraiment une assistante de direction

La fiche métier « Assistanat de direction » (code ROME M1604) décrit le cœur du poste : planning, déplacements, rédaction de courriers, de notes et de comptes rendus, préparation des réunions, suivi de dossiers, tableaux de suivi, événements, accueil. Sur chacune de ces familles, l'IA peut prendre en charge une partie précise du travail.

Écrire : e-mails, relances, courriers

Premier jet d'une réponse délicate, relance polie mais ferme, courrier formel avec les bonnes formules de politesse, version anglaise d'un message pour un partenaire. Vous gardez la main sur le ton et vous signez. Voir la page mail de relance avec l'IA et la page courrier administratif.

Résumer : comptes rendus et notes de synthèse

Transformer des notes griffonnées en compte rendu avec un tableau « décision, responsable, échéance », réduire un rapport de quarante pages à une note d'une page, résumer un fil de trente e-mails pour le retour de congé du dirigeant. C'est la tâche la plus recherchée : voir compte rendu de réunion avec l'IA et note de synthèse.

Organiser : agenda, déplacements, événements

Proposer un ordre du jour minuté, une check-list de déplacement, un rétroplanning d'événement avec budget, des solutions à un conflit d'agenda entre deux dirigeants. L'IA ne réserve rien et ne voit pas votre agenda réel : elle prépare, vous décidez. Voir agenda et déplacements.

Structurer : tableaux, procédures, accueil

Expliquer une formule de tableur héritée d'une collègue, proposer les colonnes d'un tableau de suivi des contrats, écrire le plan d'un livret d'accueil ou le planning de la première semaine d'un nouveau salarié. Voir accueil d'un nouveau salarié.

Ce que l'IA ne doit pas faire à votre place

Trois limites sont bien connues de celles qui utilisent ces outils au quotidien ; les consignes du kit sont écrites pour les contenir.

D'abord, l'IA invente avec aplomb. Une piste évoquée en réunion devient une décision, une date manquante est devinée, un article de loi est cité alors qu'il n'existe pas. Chaque consigne du kit contient donc une règle « n'ajoute rien qui ne soit pas dans mes notes ; écris « à préciser » quand une donnée manque », et une liste de points à vérifier.

Ensuite, l'IA ne connaît pas la date du jour ni vos délais. Lors de nos tests, une consigne qui calculait un préavis de résiliation sans connaître la date du jour a conclu à tort que le délai était respecté. Les consignes qui comptent à rebours demandent désormais la date du jour.

Enfin, l'IA n'est pas un coffre-fort. Un outil grand public n'a pas de contrat avec votre employeur : ce que vous y collez peut être conservé, relu par des personnes ou servir à améliorer le modèle selon les réglages. La règle du kit est simple : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique, on les remplace par des repères comme [Nom], [Société], [Montant]. Tout est détaillé sur la page utiliser l'IA au bureau sans risque.

Comment écrire une bonne consigne en quatre éléments

Une consigne efficace tient en quelques lignes, à condition de contenir quatre choses. Vous pouvez les retenir dans cet ordre :

• Le rôle : « Tu es assistante de direction et tu rédiges pour [Fonction du dirigeant]. »
• Les données : vos notes, le fil d'e-mails, le document, avec les noms remplacés par des rôles.
• Le résultat attendu : la forme (e-mail, tableau, note d'une page), la longueur, le ton.
• Les règles : ne rien inventer, signaler ce qui manque, ne pas citer de texte de loi, rester neutre.

Avec cette structure, deux essais de la même demande donnent des résultats proches, et vous pouvez réutiliser la consigne d'une semaine sur l'autre en changeant seulement les champs entre crochets. C'est le principe des 120 consignes du kit.

Quel outil utiliser ?

Le meilleur outil est d'abord celui que votre employeur vous fournit, avec votre compte professionnel. Si votre entreprise travaille avec Microsoft 365, l'assistant intégré à Outlook, Word et Teams est souvent déjà disponible : voir la page IA dans Outlook, Word et Teams. Si elle travaille avec Google Workspace, Gemini est présent dans Gmail et Docs.

Les consignes du kit fonctionnent aussi avec ChatGPT et Claude, et plus largement avec tout assistant conversationnel qui comprend le français. Sous chaque consigne, une courte variante indique où coller le texte et quel réglage utiliser dans chacun des quatre outils. Ces variantes ne promettent rien sur ce que l'outil fera : les logiciels changent souvent, et le kit est mis à jour chaque mois pendant 12 mois pour suivre ces changements.

L'IA va-t-elle remplacer les assistantes de direction ?

Personne ne peut le prédire sérieusement, et ce n'est pas l'objet de ce site. Ce que l'on observe en revanche, c'est que la partie du métier qui consiste à connaître les personnes, à anticiper, à arbitrer entre deux demandes et à porter la confiance du dirigeant ne se délègue pas à un outil. L'IA prend une partie de la mise en forme. Elle demande en échange de nouvelles compétences : bien formuler, vérifier, protéger les données. Ce sont précisément ces compétences que le kit rend concrètes, consigne par consigne.

Trois consignes à essayer dès aujourd'hui

Voici trois consignes tirées du kit, à copier telles quelles. Remplacez les champs entre crochets par vos éléments, sans y mettre de données personnelles. Dix autres sont disponibles gratuitement sur la page consignes gratuites.

Consignes à copier

Extraites du kit, telles qu'elles y figurent. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Je vais te donner trois e-mails écrits par [Dirigeant A] (noms et chiffres retirés) :
[Exemple 1]
[Exemple 2]
[Exemple 3]
Étape 1 : décris son style en 6 points (longueur des phrases, tutoiement ou vouvoiement, formules d'ouverture et de fin, niveau de détail, ponctuation, mots qu'il emploie souvent).
Étape 2 : rédige dans ce style un e-mail à [Rôle du destinataire] pour [But de l'e-mail], avec ces éléments : [Points clés].
Étape 3 : signale les phrases de ton e-mail qui s'éloignent le plus de son style.
Ne copie aucune phrase entière des exemples ; ne reprends aucun fait des exemples dans le nouvel e-mail.

Tu es assistante de direction. À partir de mes notes brutes, rédige le compte rendu du [Nom de la réunion] du [Date].
Participants (rôles) : [Liste des rôles]. Excusés : [Liste des rôles].
Notes : [Notes collées, abréviations comprises]
Structure attendue :
1. En-tête : réunion, date, participants, rédactrice.
2. Points abordés, dans l'ordre de l'ordre du jour : [Ordre du jour], 3 à 5 lignes chacun, au passé, style neutre.
3. Tableau final : décision ou action | responsable | échéance.
Règles :
- n'ajoute rien qui ne soit pas dans les notes ;
- quand un responsable ou une échéance manque, écris « à préciser » ;
- signale entre crochets les passages de mes notes que tu n'as pas compris ;
- pas d'opinion ni de citation inventée.

Prépare un brief d'une page pour le rendez-vous du [Date] entre [Fonction du dirigeant] et [Rôle de l'interlocuteur] de [Type d'organisation].
Éléments que je te donne : historique de la relation [Résumé], derniers échanges [Résumé], enjeux pour nous [Enjeux], documents publics sur l'organisation [Extraits ou liens].
Format :
- objectif du rendez-vous en une phrase ;
- 3 points à obtenir, par ordre de priorité ;
- ce que l'interlocuteur cherche probablement, d'après les éléments fournis uniquement ;
- 5 questions à poser ;
- points sensibles à éviter ou à préparer ;
- chiffres utiles : [Chiffres] ;
- suite souhaitée.
Télégraphique, 350 mots au plus ; n'invente rien sur l'organisation ou la personne.

Questions fréquentes

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