ChatGPT et données confidentielles : ce qu'on peut y coller

Trois couleurs pour décider en dix secondes

Ces verdicts valent pour un compte personnel (ChatGPT gratuit, Plus ou Pro, ou autre assistant grand public). Avec l'outil professionnel encadré par contrat par votre entreprise, c'est sa charte qui fixe la limite :

• Vert, je peux coller : ni personne identifiable, ni information que l'entreprise garde pour elle.
• Orange, j'anonymise d'abord : le texte contient des noms, des montants ou des références, à retirer avec la méthode plus bas.
• Rouge, jamais : même nettoyé, le contenu reste reconnaissable ou trop sensible. Tâche faite sans l'IA, ou dans l'outil autorisé si la charte le permet expressément.

La grille : 12 situations d'assistante de direction

Exemples fictifs, mais demandes qui reviennent chaque semaine dans un secrétariat de direction.

Vert : je peux coller

• 1. Un mail d'information générale : « le bureau sera fermé le 24 décembre, merci d'anticiper vos demandes ».
• 2. Un texte déjà public : un communiqué publié, une page du site de l'entreprise, une offre d'emploi en ligne.
• 3. La structure d'un tableau : le nom des colonnes et leur format, sans aucune ligne réelle pour obtenir une formule.

Orange : j'anonymise d'abord

• 4. L'agenda de la semaine du dirigeant : gardez les durées, les créneaux et les contraintes (« trajet de 45 minutes », « pas avant 9 h »), remplacez chaque rendez-vous par une catégorie : [Client A], [Banque], [Comité interne]. Aucun rendez-vous médical ou personnel, même renommé.
• 5. Les notes d'une réunion interne : chaque participant devient un rôle ([Directeur commercial], [Personne 2]), les chiffres non publiés disparaissent.
• 6. La relance d'une facture impayée : le ton du mail se travaille très bien avec [Client], [N° de facture], [Montant TTC]. L'IBAN reste hors de l'outil.
• 7. Le récapitulatif d'une note de frais : nature et montant de chaque dépense (« taxi 32 € »), jamais la photo du reçu, qui porte souvent un nom ou les chiffres d'une carte bancaire.
• 8. Une clause de contrat à comprendre : la seule clause en question, sans les parties, le prix ni les dates, pour une reformulation en langage simple. Ce n'est pas un avis juridique.

Rouge : jamais dans un compte personnel

• 9. Le dossier d'un salarié : arrêt maladie, entretien annuel, salaire, sanction, candidature. Dans une équipe de dix, on reconnaît quelqu'un sans son nom.
• 10. Un export du fichier clients : noms, mails, téléphones, achats, même « juste pour dédoublonner ». Utilisez un jeu fictif de même forme.
• 11. Les projets non annoncés : rachat, résultats non publiés, réorganisation.
• 12. Les accès et coordonnées bancaires : mots de passe, codes, RIB et IBAN.

Anonymiser un texte en six étapes

Remplacer un nom par [Client A] ne suffit pas toujours : une fonction unique, une date ou un montant rare trahissent une personne ou une affaire. La méthode pour les situations orange :

• Travaillez hors de l'IA : copiez le texte dans un document de votre poste.
• Remplacez les identifiants directs par des repères numérotés : noms, mails, téléphones, adresses, numéros de client ou de facture.
• Floutez les identifiants indirects : « la DRH » devient « une responsable », « le 14 mars » devient « mi-mars », « 18 742 € » devient « environ 19 000 € » si l'ordre de grandeur suffit.
• Supprimez ce qui ne sert pas la tâche : historique du dossier, signature.
• Faites le test du collègue : reconnaîtrait-il la personne ou l'affaire ? Si oui, c'est rouge.
• Remettez les vraies valeurs à la fin, dans votre messagerie, grâce à votre table de correspondance ([Client A] = …), qui ne quitte jamais votre poste.

Anonymiser ou pseudonymiser : la nuance qui compte

Le RGPD définit la pseudonymisation à son article 4, point 5 : des données qu'on ne peut plus attribuer à une personne sans informations supplémentaires conservées à part. C'est ce que fait la méthode, table de correspondance comprise.

La CNIL rappelle que des données pseudonymisées restent des données personnelles soumises au RGPD ; seule une anonymisation qui rend l'identification impossible en pratique les en fait sortir. Son exemple : une base de CV où seuls les noms deviennent des numéros reste pseudonymisée. Les repères réduisent le risque, ils ne rendent pas vert un dossier rouge.

Les réglages de ChatGPT, d'après OpenAI

D'après les seules pages officielles d'OpenAI, consultées le 6 octobre 2026 ; les menus peuvent changer.

• Entraînement sur vos conversations (compte personnel) : selon la FAQ des contrôles des données, quand le réglage « Improve the model for everyone » (Paramètres, puis Contrôles des données) est désactivé, vos nouvelles conversations ne servent pas à entraîner les modèles d'OpenAI. L'historique existant reste en place.
• Discussion temporaire : d'après la FAQ de la discussion temporaire, elle n'apparaît pas dans l'historique et n'est pas utilisée pour améliorer les modèles tant qu'elle reste temporaire ; OpenAI peut en garder une copie jusqu'à 30 jours pour des raisons de sécurité.
• ChatGPT Business, Enterprise et Edu : la page Enterprise privacy (mise à jour du 8 janvier 2026) indique qu'OpenAI n'entraîne pas ses modèles sur les données de ces espaces par défaut, et qu'un avenant de traitement des données (DPA) peut être signé pour ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise et l'API.

Copilot, Gemini et Claude : ce qu'en disent leurs éditeurs

Pages officielles consultées le 6 octobre 2026 :

• Microsoft Copilot avec un compte professionnel : la page de Microsoft Learn (mise à jour du 29 mai 2026) indique que Microsoft agit en tant que sous-traitant et que les invites et les réponses ne servent pas à entraîner les modèles de base. Nuance utile : les requêtes de recherche web envoyées à Bing suivent d'autres règles, Microsoft y agissant comme responsable de traitement indépendant.
• Gemini : le centre de confidentialité des applications Gemini précise qu'une partie des discussions est lue par des réviseurs humains et demande de ne pas saisir d'informations confidentielles ; l'activité est gardée 18 mois par défaut, 72 heures si elle est désactivée.
• Claude (offres Free, Pro et Max) : selon le centre de confidentialité d'Anthropic, les conversations servent à l'entraînement seulement si le réglage d'amélioration du modèle est activé, et les conversations en mode incognito n'y servent jamais.

Ce que disent le RGPD et la CNIL

L'article 5 demande des données « limitées à ce qui est nécessaire » (minimisation) et traitées de façon à garantir leur sécurité (intégrité et confidentialité). L'article 6 n'autorise un traitement que s'il repose sur l'une de six bases ; c'est l'entreprise, responsable du traitement, qui l'apprécie. L'article 28 impose un contrat avec tout sous-traitant qui traite des données pour le compte de l'entreprise : un compte personnel n'en offre pas.

Dans ses questions-réponses sur l'IA générative du 18 juillet 2024, la CNIL demande aux utilisateurs de ne soumettre que les informations qu'ils sont autorisés à partager, et de ne jamais confier aux services grand public des informations confidentielles comme des données personnelles ou des données de l'entreprise. Aux organismes, elle conseille des solutions « sur site » ou un contrat de sous-traitance avec l'hébergeur.

J'ai déjà collé quelque chose de trop : que faire ?

Supprimez la conversation, puis prévenez le jour même votre responsable ou le délégué à la protection des données : quel outil, quel compte, quelles données. La suppression ne garantit pas un effacement immédiat chez l'éditeur.

Selon l'article 33 du RGPD, en cas de violation de données personnelles, le responsable du traitement la notifie à la CNIL dans les meilleurs délais et si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les personnes : prévenir vite laisse ce délai à l'entreprise.

Le kit et cette grille

Les 120 consignes du Kit IA de l'assistante sont écrites avec des repères à compléter ([Client], [Montant TTC]) : orange par construction. Deux d'entre elles, telles quelles, ci-dessous. Règles générales : utiliser l'IA au bureau sans risque ; se former : formation IA pour assistante de direction.

Repères pratiques, pas un conseil juridique : pour un cas précis, voyez le délégué à la protection des données ou le service juridique de votre entreprise.

Consignes à copier

Extraites du kit, telles qu'elles y figurent. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Rédige un e-mail de relance pour une facture impayée.
Données : facture n° [Numéro de facture] du [Date de facture], montant [Montant TTC], échéance dépassée depuis [Nombre] jours. Le client [Client] travaille avec nous depuis [Durée] et paie d'habitude à l'heure.
Objectif : obtenir le règlement ou une date de paiement, en gardant une bonne relation.
Règles :
- commence par l'hypothèse d'un simple oubli ;
- rappelle numéro, date, montant et échéance dans une phrase claire ;
- indique le moyen de paiement : [Moyen de paiement] ;
- propose de renvoyer la facture si elle a été égarée ;
- demande une date de règlement prévue ;
- 130 mots au plus, ton cordial et professionnel ;
- n'évoque ni pénalités ni procédure, sauf si j'ajoute : [Mention de pénalités à inclure ou « aucune »].
Donne deux versions : une très courte, une plus complète.

Voici les dépenses d'un déplacement du [Date] au [Date] à [Ville], telles que je les ai relevées : [Liste : date, nature, montant TTC, justificatif oui/non].
Politique de frais de l'entreprise (extrait) : [Plafonds, règles].
1. Classe les dépenses dans un tableau par nature (transport, hébergement, repas, divers) avec sous-totaux et total TTC.
2. Signale les dépenses sans justificatif.
3. Signale les dépenses qui dépassent un plafond de la politique, sans juger : écris simplement « dépasse le plafond de [Montant] ».
4. Liste les justificatifs à réclamer et à qui.
Ne calcule pas la TVA récupérable : laisse cette colonne vide pour la comptabilité.

Questions fréquentes

Sources

• OpenAI Help Center, « Data Controls FAQ » (consultée le 06/10/2026)
• OpenAI Help Center, « Temporary Chat FAQ » (consultée le 06/10/2026)
• OpenAI, « Enterprise privacy at OpenAI », mise à jour du 08/01/2026 (consultée le 06/10/2026)
• Microsoft Learn, « Protection des données d'entreprise dans Microsoft Copilot et Microsoft Copilot Chat », mise à jour du 29/05/2026 (consultée le 06/10/2026)
• Google, centre de confidentialité des applications Gemini, mise à jour du 24/09/2026 (consulté le 06/10/2026)
• Anthropic Privacy Center, « Is my data used for model training? », mise à jour du 16/03/2026 (consulté le 06/10/2026)
• CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l'utilisation d'un système d'IA générative », 18/07/2024 (lu le 06/10/2026)
• CNIL, « L'anonymisation de données personnelles », 19/05/2020 (lu le 06/10/2026)
• RGPD, chapitre I, article 4 (définitions), texte publié par la CNIL
• RGPD, chapitre II, articles 5 et 6, texte publié par la CNIL
• RGPD, chapitre IV, articles 28 et 33, texte publié par la CNIL

À lire aussi

• Le Kit IA de l'assistante : contenu et prix
• Utiliser l'IA au bureau sans risque : les règles simples
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• Organiser l'agenda et les déplacements du dirigeant avec l'IA