Courrier administratif avec l'IA : rédiger juste et dans les formes

Ce que l'IA fait bien dans un courrier formel

Les assistants d'IA ont appris sur une grande quantité de textes en français, dont beaucoup de lettres. Ils maîtrisent en général la structure d'un courrier : coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, lieu et date, objet, références, formule d'appel, corps en paragraphes courts, formule de politesse, signature, liste des pièces jointes. Ils savent aussi passer d'un ton neutre à un ton ferme, ou rendre plus clair un texte trop long.

C'est donc un bon outil pour le premier jet et la mise en forme. Ce n'est pas un juriste, ni une source fiable sur les délais, les articles de loi ou les montants.

Ce qu'il faut toujours lui donner

• Qui écrit à qui : la société (en repère [Société]), la fonction du signataire, l'organisme destinataire et le service.
• L'objet en une ligne : résiliation du contrat n° [Numéro], demande de délai, contestation de la facture du [Date].
• Les références : numéro de contrat, de dossier, de facture, de l'avis reçu.
• Les faits datés, en trois à cinq lignes : ce qui s'est passé, dans l'ordre.
• La demande précise : ce que vous voulez obtenir, et pour quand.
• Les pièces jointes et le mode d'envoi (lettre recommandée avec accusé de réception, courriel, portail en ligne).
• La date du jour, dès qu'un délai est en jeu.

La règle d'or : aucun texte de loi que vous n'avez pas vérifié

Un risque bien connu des courriers engageants rédigés par l'IA est la citation d'un article de loi, d'un délai légal ou d'un montant de pénalité, présentés avec assurance et parfois faux. C'est pourquoi les consignes de courriers du kit interdisent à l'IA de citer un texte de loi : si un fondement juridique est utile, la consigne lui demande de laisser un champ [Référence à vérifier], que la direction ou le service juridique complète.

Même prudence pour les délais. Un préavis de résiliation se calcule à partir de la date du jour et des conditions du contrat. Sans la date du jour, l'IA peut affirmer qu'un délai est respecté alors qu'il est dépassé : c'est ce que nous avons constaté en testant une lettre de résiliation sur un cas fictif, et la consigne demande désormais cette date.

Formules d'appel et de politesse : l'IA comme aide-mémoire

Écrire à un maire, à un préfet, à un président de tribunal ou au directeur général d'une grande société pose toujours la même question : quelle suscription, quelle formule d'appel, quelle formule finale ? Une consigne du kit demande à l'IA de proposer la suscription, la formule d'appel et deux formules de politesse finales, de la plus formelle à la plus simple, en expliquant la différence et en signalant les usages qui varient selon les guides.

Recoupez ces propositions avec un guide des usages ou avec les courriers déjà reçus de cet interlocuteur : les usages de correspondance protocolaire ont des subtilités, et c'est votre signataire qui sera jugé sur la forme.

Adapter le courrier au ton de votre dirigeant

Chaque dirigeant a sa manière d'écrire : phrases courtes ou longues, vouvoiement formel ou plus direct, formules qu'il aime ou qu'il déteste. Donnez à l'IA deux ou trois courriers récents de votre dirigeant, débarrassés des noms et des données confidentielles, et demandez-lui de décrire le style en cinq règles. Vous obtenez une fiche de style que vous ajoutez ensuite à chaque consigne de courrier. Le kit contient une consigne d'e-mails qui applique ce principe à plusieurs dirigeants.

Qui est responsable d'un courrier rédigé avec l'IA ?

Celui qui le signe et l'entreprise qui l'envoie, exactement comme pour un courrier écrit sans aide. L'outil n'est pas l'auteur. Le règlement européen sur l'IA ne crée pas d'obligation propre pour une assistante qui utilise un assistant d'IA pour rédiger ; l'obligation de sensibiliser le personnel pèse sur l'employeur. En pratique : relisez, vérifiez les faits et les références, et faites signer par la personne habilitée.

Avant d'envoyer, assurez-vous aussi que le courrier ne contient pas d'élément qui n'aurait jamais dû passer par l'outil : voir utiliser l'IA au bureau sans risque.

Trois consignes de courrier du kit

Le kit contient 15 consignes de courriers (résiliation, réclamation, réponse à une réclamation, demande à une administration, mise en demeure de payer, contestation de facture, demande de délai de paiement, attestation, refus courtois, remerciement…) et des modèles .docx de courrier de réclamation et d'attestation. La première consigne ci-dessous fait partie des 10 consignes gratuites. Pour les e-mails, voir mail de relance avec l'IA ; pour les autres tâches, l'IA pour assistante administrative.

Consignes à copier

Extraites du kit, telles qu'elles y figurent. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Rédige une lettre de résiliation de contrat, envoyée par [Société] à [Prestataire].
Contrat : [Objet du contrat], numéro [Numéro de contrat], signé le [Date], échéance le [Date d'échéance].
Préavis prévu au contrat : [Durée] (article [Numéro de l'article]).
Motif : [Motif, ou « non indiqué » si la direction préfère ne pas en donner].
Demandes : confirmation écrite de la résiliation et de sa date d'effet, [Ex. : récupération du matériel, remboursement du prorata, arrêt des prélèvements].
Consignes :
- lettre formelle à la française : coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, lieu et date, objet, références, formule d'appel, corps en 3 paragraphes, formule de politesse ;
- mention « Lettre recommandée avec accusé de réception » en tête ;
- ton neutre et ferme, sans reproche ;
- signature : [Prénom Nom], [Fonction], en qualité de représentant de [Société].
Nous sommes le [Date du jour] : si l'échéance moins le préavis est déjà passée, ne prétends pas que le préavis est respecté et signale-le-moi avant la lettre.
Ne cite aucun texte de loi : je vérifierai moi-même les règles applicables.

Rédige un courrier de [Société] à [Administration, ex. : service des impôts des entreprises de [Ville]].
Objet : [Ex. : demande de précision sur un avis reçu, demande de document, demande de rendez-vous].
Références : [Numéro de dossier, SIRET ou référence de l'avis].
Contexte : [Faits datés, en 3 à 5 lignes].
Demande précise : [Ce que nous demandons, et pour quand si c'est utile].
Pièces jointes : [Liste].
Consignes :
- présentation administrative française : expéditeur, destinataire (« Madame, Monsieur le [Titre] » si connu, sinon « Madame, Monsieur »), lieu et date, objet, références ;
- phrases courtes, une demande par paragraphe ;
- formule finale « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée » ;
- signature [Prénom Nom], [Fonction].
Indique si cette démarche se fait plutôt par la messagerie de l'espace professionnel en ligne, que je vérifierai.

Aide-moi à choisir les formules d'un courrier formel en français.
Destinataire : [Fonction exacte, ex. : maire de [Ville], président de [Organisme], directeur général de [Société]], [homme, femme ou inconnu].
Expéditeur : [Fonction du signataire] de [Société].
Relation : [Ex. : premier contact, relation suivie, réclamation].
Objet du courrier : [Objet].
Donne :
1. la suscription (comment écrire le nom et le titre dans l'adresse) ;
2. la formule d'appel ;
3. deux formules de politesse finales, de la plus formelle à la plus simple, en expliquant la différence ;
4. les erreurs fréquentes à éviter avec ce type de destinataire ;
5. la formule à utiliser si je ne connais pas le nom de la personne.
Si un usage varie selon les guides de protocole, dis-le au lieu de trancher.

Questions fréquentes

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