Note de synthèse avec l'IA : résumer un long document sans le trahir

Note de synthèse, résumé, fiche résumé : de quoi parle-t-on ?

Un résumé suit le document dans l'ordre et le raccourcit. Une note de synthèse est écrite pour un lecteur et un usage précis : elle sélectionne ce qui compte pour ce lecteur, l'organise par idée et non par page, et dit clairement ce que le document conclut et ce qu'il ne dit pas. Une fiche résumé est plus courte encore : l'essentiel en quelques lignes et les chiffres clés, pour un classement ou une revue rapide.

L'IA sait faire les trois, mais elle ne devine pas laquelle vous voulez. La première ligne d'une bonne consigne dit donc qui va lire la note, et pour quoi faire : se positionner en comité, répondre à un partenaire, décider d'un achat.

La méthode en quatre temps

1. Vérifier que le document peut être confié à l'IA

Un rapport public, une étude publiée, une norme, un appel d'offres déjà diffusé : pas de difficulté. Un rapport interne, un audit, un document marqué confidentiel : uniquement dans l'outil professionnel fourni par l'employeur, et seulement si sa charte le permet. Dans le doute, ne le collez pas.

2. Fixer le lecteur, la longueur et le plan

Par exemple : une page, 450 mots au plus, avec l'essentiel en trois phrases, cinq constats ou chiffres clés, ce que le document propose, ce qui concerne directement votre service, et les limites du document. Un plan imposé évite le résumé page par page.

3. Exiger les références

Demandez le numéro de page pour chaque chiffre et chaque citation. C'est la règle qui rend la vérification possible : vous ouvrez le document à la bonne page, vous comparez. Sans cette règle, vérifier une synthèse prend autant de temps que lire le document.

4. Relire avec un regard critique

Vérifiez les chiffres un par un, regardez si la conclusion de la note est bien celle de l'auteur, et cherchez ce qui manque : une réserve importante, une période d'étude limitée, un contre-argument. Une consigne du kit fait comparer la note aux sources par l'IA : chiffres présents, absents ou différents, affirmations sans source, conclusions qui vont trop loin. Elle ne remplace pas votre relecture, elle la guide.

Résumer un document de quarante pages sans perdre l'essentiel

Pour un document long, deux précautions évitent la plupart des pertes. D'abord, joignez le fichier plutôt que de coller des morceaux : l'IA voit alors le document entier, avec ses titres. Ensuite, si le document dépasse ce que l'outil accepte, procédez par parties (un résumé structuré par chapitre), puis demandez une synthèse des résumés en gardant les numéros de page.

Méfiez-vous des documents scannés : si le fichier est une image, l'outil peut mal lire les tableaux et les chiffres. Dans ce cas, vérifiez particulièrement les montants et les pourcentages.

Peut-on confier un document confidentiel à une IA pour le résumer ?

Pas à une IA grand public. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative publiées le 18 juillet 2024, recommande de ne pas soumettre d'éléments confidentiels, comme des données personnelles ou des données de l'entreprise, dans ces services. Un outil professionnel couvert par un contrat avec l'employeur change la situation, mais ne dispense pas de suivre la charte de l'entreprise.

Une solution simple pour les documents mixtes : faire résumer par l'IA les parties publiques (contexte, réglementation, marché), et rédiger vous-même les parties sensibles. Plus de détails sur la page utiliser l'IA au bureau sans risque.

Les autres notes qu'une assistante prépare avec l'IA

La note de synthèse n'est qu'un des écrits de ce type. Le kit contient 15 consignes de notes : brief d'une page avant un rendez-vous important, fiche résumé avec chiffres clés, comparaison de deux devis ou de deux versions d'un document, note de veille hebdomadaire à partir de plusieurs articles, note de service, note d'aide à la décision avec options, extraction des dates et obligations d'un cahier des charges, glossaire des sigles d'un dossier, points clés pour une prise de parole du dirigeant.

Le kit fournit aussi un modèle .docx de note de synthèse, prêt à remplir. Pour transformer des notes de réunion plutôt qu'un document, voir la page compte rendu de réunion avec l'IA.

Trois consignes de synthèse à copier

Ces trois consignes viennent du kit. La première fait partie des 10 consignes gratuites. Remplacez les champs entre crochets ; n'y mettez rien de confidentiel si l'outil est grand public. Pour l'ensemble des usages au poste, voir l'IA pour assistante de direction.

Consignes à copier

Extraites du kit, telles qu'elles y figurent. Règle du kit : jamais de données personnelles ou confidentielles dans une IA publique. Remplacez-les par [Nom], [Société], [Date]…

Tu prépares une note de synthèse pour [Fonction du dirigeant], qui doit [Usage, par ex. se positionner en comité le [Date]].
Document joint : [Titre du rapport], [Nombre] pages, publié par [Auteur ou organisme].
Rédige une note d'une page (450 mots au plus) :
1. L'essentiel en 3 phrases.
2. Les 5 constats ou chiffres clés, chacun avec le numéro de page où il figure.
3. Ce que le rapport propose ou conclut.
4. Ce qui concerne directement [Notre activité ou service].
5. Les limites du rapport (périmètre, date des données, méthode), telles que le rapport les présente.
Règles : n'ajoute aucun chiffre absent du rapport ; cite entre guillemets seulement des phrases exactes ; écris « le rapport ne le précise pas » plutôt que de compléter.

Fais une fiche résumé du document joint : [Titre], [Date de publication].
Format de fiche :
- Titre, auteur, date, nombre de pages, lien ou emplacement : [Emplacement] ;
- Sujet en une phrase ;
- Public visé ;
- 5 idées principales, une ligne chacune ;
- Chiffres clés : tableau chiffre | ce qu'il mesure | page ;
- Dates ou échéances mentionnées ;
- Mots-clés (5) pour le classement ;
- Intérêt pour [Notre service] : [Question précise que je me pose].
Règles : 300 mots au plus hors tableau ; recopie chiffres et dates à l'identique ; « non indiqué » quand une case ne trouve pas de réponse dans le document.

Tu es relecteur exigeant. Voici une note destinée à [Fonction du dirigeant] : [Note].
Et voici les sources utilisées : [Sources ou extraits].
Fais la liste :
1. Des chiffres, dates et noms cités, avec pour chacun : présent dans les sources (avec l'endroit) / absent des sources / différent des sources.
2. Des affirmations générales sans source (« la plupart des entreprises… »).
3. Des passages où la note va plus loin que les sources (conclusion, généralisation).
4. Des fautes d'orthographe, d'accord ou de typographie.
Ne réécris pas la note. Termine par un tableau : passage | problème | correction proposée.

Questions fréquentes

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